Spesen sind durch den Arbeitgeber im Lohnausweis zu deklarieren. Da der Lohnausweis eine Urkunde ist, stellt eine unkorrekte Deklaration durch den Arbeitgeber eine strafbare Falschbeurkundung dar. In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, wie allfällige Spesen zu vergüten und zu deklarieren sind. Kaum ein anderes Thema verknüpft Arbeitsrecht und Steuerrecht derart intensiv wie die Spesen. Dieser Beitrag gibt Ihnen einen Überblick über die aktuelle Situation mit einem Exkurs zum Spesenreglement.

Arbeitsrechtlicher Spesenbegriff

Gemäss den Bestimmungen des Arbeitsrechts hat der Arbeitnehmer sämtliche die dem Arbeitnehmer während der Ausführung der Arbeit notwendigerweise entstandenen, geschäftlich bedingten Auslagen zu ersetzen. Dieser Ersatz ist zwingend. Die Spesen können dabei nach tatsächlichem Aufwand gemäss Belegen oder als Pauschale vergütet werden.Fallen die Auslagen vor oder nach der eigentlichen Arbeitszeit des Arbeitnehmers an, stellen deren Ersatz keine Spesen im arbeitsrechtlichen Sinn dar. Ebenfalls nicht unter den Spesenbegriff fallen Spesenpauschalen, welche regelmässig über den effektiven Spesen liegen. Diese haben Lohncharakter und sind somit sozialabgabepflichtig.

Effektive Spesenvergütungen

Werden die Spesen "effektiv" vergütet, hat der Arbeitnehmer pro Spesenereignis einen Beleg beizubringen. Dabei gilt es gewisse Höchstwerte zu beachten. Werden diese eingehalten, müssen die Spesen auf dem Lohnausweis nicht gesondert ausgewiesen werden. Einen Sonderfall bilden die gemischt genutzten Geschäftsfahrzeuge. Diese sind mit 0.8% des Kaufpreises (pro Monat) in Ziffer 2.2 des Lohnausweises zu erfassen. Zudem ist das Feld "F" anzukreuzen, sofern die Kilometer nicht mit mindestens 70 Rp. entschädigt werden.

Pauschale Spesenvergütungen

Pauschale Spesenvergütungen sind Entschädigungen, die ungeachtet ihrer effektiven Anzahl und Höhe der Kosten pro Spesenereignis für einen bestimmten Zeitraum pauschal vergütet werden. Arbeitsrechtlich steht Pauschalspesen nichts entgegen.

Exkurs: genehmigtes Spesenreglement

Steuern

Die Ausarbeitung eines Spesenreglements ist insbesondere in jenen Fällen sinnvoll, in denen der Nachweis der effektiven Spesen für das Unternehmen einen unverhältnismässigen Aufwand darstellt. Das trifft regelmässig auf die Spesensituation bei Kader- oder Aussendienstmitarbeitern zu. Bei der Ausarbeitung eines Spesenreglements sind jedoch gewisse Parameter zu beachten. Massgebend sind auch hier die geschäftsmässig begründeten Spesen.Der Teilnehmerkreis bei Pauschalspesen muss klar definiert sein. Die Pauschalspesen stellen eine vereinfachte Abrechnung von Kleinauslagen dar. Letztere dürfen somit nicht mehr geltend gemacht werden. Als "Kleinspesen" gelten grundsätzlich Auslagen unter CHF 50.00. Dabei werden kumulierte Spesenbelege (z.B. Mehrfahrtenkarten) für die Bestimmung des Grenzwertes in ihre Einzelleistungen aufgeteilt (je Fahrt als 1 Spesenereignis).Spesenreglemente bedürfen zu ihrer Verbindlichkeit der Genehmigung durch die Steuerverwaltung am Sitz der Arbeitgeberin. Richtet das Unternehmen Pauschalspesen aus, so entfällt durch die Genehmigung die Pflicht zum Nachweis der Kleinauslagen. Werden hingegen Pauschalspesen ohne Genehmigung durch die zuständige Steuerbehörde ausgerichtet, sind unbedingt die Spesenbelege aufzubewahren, um die Spesenhöhe bei einer allfälligen Steuerkontrolle belegen zu können.

Arbeitsrecht

Werden Spesenreglemente bei laufenden Arbeitsverträgen eingeführt, ist Vorsicht geboten. Da dadurch die Leistungen des Arbeitgebers neu geregelt werden, stellt dies regelmässig eine zustimmungspflichtige Vertragsanpassung dar.

Fazit

Spesen sind ein sowohl für den Arbeitnehmer, als auch für den Arbeitgeber interessantes Entschädigungsinstrument. Dies nicht zuletzt auch in steuerlicher Hinsicht. Sie unterliegen deshalb klaren Anforderungen. Werden diese nicht eingehalten, verkehren sich die Vorteile schnell in teure, kaum zu korrigierende Nachteile für alle Parteien.

Quelle: GHR TaxPage August 2018. Die GHR TaxPage beinhaltet keine Rechts- oder Steuerberatung. Publikation mit freundlicher Genehmigung der GHR Rechtsanwälte AG, Bern Muri und Zürich, www.ghr.ch