Die Jahresabschlüsse 2011 vieler Unternehmen liegen vor und wurden den Revisoren zur Prüfung übergeben. Als nächster Schritt steht die ordentliche Generalversammlung und damit der Entscheid über eine Dividendenausschüttung an die Aktionäre an. Mit und ohne Dividendenausschüttung muss den verschiedenen Meldepflichtbestimmungen im Bereich Verrechnungssteuer besondere Beachtung geschenkt werden.
Formalitäten zur Meldepflicht
Die Verrechnungssteuermeldung muss zwingend
innert 30 Tagen nach Genehmigung der Jahresrechnung oder
innert 30 Tagen ab Fälligkeit der Dividende mit dem auf den individuellen Sachverhalt anwendbaren amtlichen Formular an die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) vorgenommen werden. Als Beilage muss jeweils eine
originalunterzeichnete Jahresrechnung eingereicht werden. Die amtlichen Formulare stehen unter
www.estv.admin.ch zum Download zur Verfügung.
Meldepflicht ohne Dividendenausschüttung
Gesellschaften mit einer Bilanzsumme von mehr als fünf Millionen Franken müssen auch bei fehlender Dividendenausschüttung zwingend eine so genannte «Negativmeldung»vornehmen. Die Deklaration der Nulldividende muss innert 30 Tagen nach der ordentlichen Generalversammlung zusammen mit der originalunterzeichneten Jahresrechnung und, je nach Gesellschaftstyp, dem Formular 103 oder dem Formular 105 vorgenommen werden.
Meldepflicht bei Steuerentrichtung
Auf Dividendenausschüttungen ist in der Schweiz eine Verrechnungssteuer von 35% geschuldet. Die Gesellschaft muss den Steuerbetrag innerhalb von
30 Tagen nach Fälligkeit der Dividende der ESTV mit dem zutreffenden amtlichen Formular melden und den Steuerbetrag auf das Bankkonto der ESTV einzahlen.
Im Protokoll der Generalversammlung sollte der Fälligkeitstermin der Dividende deshalb klar definiert werden. Fehlt ein expliziter Fälligkeitstermin, beginnt die 30-Tage Frist bereits am Datum der Generalversammlung zu laufen.
Gesuch um blosse Meldung statt Entrichtung
Bei Bardividenden im Konzernverhältnis, bei Dividendenzahlung an eine ausländische Kapitalgesellschaft mit wesentlicher Beteiligung sowie bei weiteren speziellen Konstellationen kann bei der ESTV um blosse Meldung anstelle Entrichtung der Verrechnungssteuer ersucht werden. Die
vollständigen Unterlagen und Formulare zur Beantragung des Meldeverfahrens müssen ebenfalls innerhalb der 30-Tage Frist bei der ESTV eingereicht werden.
Folgen aus Nichteinhalten der 30-Tage Fristen
Wird eine 30-Tage Frist verpasst, ist das
Recht auf das Meldeverfahren verwirkt und die Verrechnungssteuer muss zwingend abgeführt und von den Aktionären später aufwändig wieder zurückgefordert werden. Zudem ist bei einer Dividendenausschüttung ab dem dreissigsten Tag nach Fälligkeit der Dividende ein
Verzugszins von 5% geschuldet und die ESTV kann wegen Missachtung der Frist zusätzlich eine
Busse aussprechen.
Empfehlung
Nebst der expliziten Nennung des Fälligkeitstermins der Dividende im Protokoll der Generalversammlung sollte jede Gesellschaft unter Beizug eines Steuerspezialisten standardmässig die Meldepflichten im Bereich Verrechnungssteuer überprüfen und die Einhaltung der30-Tage Fristen intern sicherstellen.
Quelle: GHR TaxPage April 2012. Die GHR TaxPage beinhaltet keine Rechts- oder Steuerberatung. Publikation mit freundlicher Genehmigung der GHR Rechtsanwälte AG, Bern Muri und Zürich, www.ghr.ch